Effectief Vergaderen – Vijf tips

Een bekende ergernis voor velen is tijd tekort komen voor alle agendapunten en geen concrete afspraken hebben. Zeker wanneer het een belangrijke bijdrage levert aan de werkdruk van medewerkers.

1. Beperk het aantal vergaderingen
2. Duidelijk maken waarover de vergadering beslist
3. Bereid de vergadering voor
4. Respecteer de structuur en timing van de vergadering
5. Volg de vergadering op

1. Beperk het aantal vergaderingen

Natuurlijk zijn vergaderingen nuttig en nodig, maar kijk kritisch naar het aantal. Stel de vraag – is de vergadering nodig? Realiseer hierbij dat de vergadering nuttig is voor overleg en besluitvorming, en dus niet om werk te doen. Hoe zinvoller de vergadering, hoe gemotiveerder de deelnemers. Bekijk naast het aantal vergaderingen ook de lijst met vergaderpunten. Welke punten behandel je ook effectief door het inzetten van intranet of e-mail bijvoorbeeld. En wiens aanwezigheid is voor overleg en besluitvorming van deze agendapunten echt nodig?

2. Duidelijk maken waarover de vergadering beslist

Beslissingen gemaakt buiten formeel overleg, en dus niet in de vergadering, veroorzaken wrijving. Zo’n informeel beslissingscircuit bedreigt een open en efficiënte vergadercultuur. Deelnemers van vergaderingen voelen zich niet langer betrokken bij de besluitvorming. Zonder twijfel zijn netwerken en persoonlijke contacten onmisbaar voor een organisatie. Belangrijk is dan dat dit blijft bij het informeel uitwisselen van ideeën. Het mag de formele vergadering en beslissingsbevoegdheid niet ondermijnen. Tijdige en duidelijke communicatie waarover, wanneer en hoe de formele vergadering beslist is essentieel.

3. Bereid de vergadering voor

Voortbordurend op het vorige punt, communicatie is ook onmisbaar in de voorbereiding. Informeer deelnemers met een gestandaardiseerde uitnodiging waarin aangegeven staat wat de agendapunten zijn, tot hoe laat de vergadering plaatsvindt en wanneer documenten vooraf gestuurd worden. En geef deelnemers ook voldoende tijd om deze documenten door te nemen. Zorg verder dat ze inhoudelijk van goede kwaliteit zijn, voeg een samenvatting toe aan omvangrijke documenten en integreer ook concrete mogelijke oplossingen voor problemen. Elk agendapunt heeft een doelstelling, timing en verwachting van deelnemers. Afsluitend is het zaak dat alle deelnemers zich voorbereiden zoals gevraagd.

4. Respecteer de structuur en timing van de vergadering

Het vastleggen van de structuur en timing van de vergadering brengt houvast gedurende de bespreking. De voorzitter controleert aan het begin van de vergadering of de agendapunten, doelstellingen en timing duidelijk en akkoord zijn bij iedereen. Vervolgens is het advies om een deelnemer aan te wijzen voor het bewaken van de timing, zodat agendapunten niet uitlopen. Terugblikken op de agenda gedurende de vergadering zorgt voor gewenste vorderingen.

5. Volg de vergadering op

Een goed en compleet vergaderverslag bevat, naast een weergave van wat er werd gezegd, beslissingen en actiepunten. Door bij de actiepunten de verantwoordelijke aan te geven, wordt de uitvoering en opvolging eenvoudiger. Van belang is wel dat de deelnemers het verslag kort na de vergadering ontvangen.

*bron: Vergaderen is een kunst, een onderzoek Deloitte & Touche.